Digitales Dokumentenmanagement

Ein digitales Dokumentenmanagement muss natürlich jederzeit schnell seine digitale Datenstruktur durchsuchen können. Denn bei einer intensiven Nutzung des DMS werden viele digitale Dokumente gespeichert und archiviert. Da die Dokumentenmanagement Software alle Daten an einem Ort zusammenführt, stehen die gewünschten Suchergebnisse sofort zur Verfügung. Weiterhin kann in den Suchindex auch Daten von Microsoft SharePoint, Exchange und unternehmenseigenen Webseiten mit aufgenommen werden.

Das Dokumenten Management erlaubt die reibungslose digitale Zusammenarbeit von Teams und einzelnen Mitarbeiter. Somit sind alle beteiligten Mitarbeiter auf dem gleichen Informationsstand. Für die gemeinsame Bearbeitung können digitale Dokumente direkt aus dem Dokumentenmanagement aufgerufen werden. Die integrierte Versionierung sorgt dabei für die Bearbeitung der aktuellen Version eines Dokuments. Das Dokumentenmanagementsystem verfügt über eine Abo-Funktion. So erfährt der Anwender sofort, wenn eine neue Dokumenten-Version vorliegt.

Im Dokumentenmanagement werden, wie in einem Aktenschrank, Akten angelegt und Dokumente werden digital dort abgelegt. Die Digitalisierung der Dokumente erfolgt über einen Scanner und werden vollautomatisch ausgelesen und in eine Akte verschoben. Bei eingehenden E-Mails und digital erstellten Dokumenten, wie zum Beispiele eine Excelliste, erfolgt die Zuordnung in die jeweilige Akte direkt. Somit liegen alle Informationen griffbereit und zentral für alle Mitarbeiter vor. Durch die integrierte Berechtigungsverwaltung ist eine digitale Akte sicherer als ein Aktenschrank. Werden etwa Informationen zu einem Angebot gesucht, ist kein zeitaufwendiges Blättern mehr notwendig. Der Suchbegriff wird in der Dokumentenmanagement Software eingegeben und das Suchergebnis steht sofort zur Verfügung.

Der steuerlich und juristisch relevante Schriftverkehr unterliegt den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Vorgaben. Ein digitales Dokumentenmanagement berücksichtigt selbstverständlich diese Vorgaben, hier insbesondere die GoBD. Neben den Aufbewahrungsfristen muss vor allem sichergestellt sein, dass Dokumente nach ihrer Digitalisierung nicht mehr verändert werden können. Andere Dokumente wiederum dürfen zwar digital erfasst werden, müssen aber weiterhin in Papierform vorliegen. Dies betrifft meistens juristische Dokumente oder notarielle Beurkundungen. Da sich die Gesetzgebung jedoch permanent ändert, wird der Anwender hierüber rechtzeitig informiert und die Dokumentenmanagement-Software entsprechend aktualisiert.

Ob Industrie- oder Handwerksbetrieb, tagtäglich laufen Unternehmensprozesse ab mit immer wiederkehrenden Routineaufgaben in Verwaltung und Produktion. Eine digitale Lösung ist die Automatisierung von Unternehmensprozessen, um Personalressourcen freizusetzen. Statt den internen und externen Schriftverkehr zu lochen, abzuheften und zu archivieren, reduziert ein gutes Dokumenten Management Personalkosten und Leerlaufzeiten. Statt mühsam das Angebot aus dem letzten Monat zu suchen, steht über den Suchindex der Dokumentenmanagement-Software dem Anwender ein mächtiges Tool zur Verfügung. Damit werden Arbeitsabläufe verbessert, die Zusammenarbeit wird gefördert, Durchlaufzeiten reduziert. Gleichzeitig verringern sich die Fehlerquellen.