Digitales Dokumentenmanagement

Der Sprung in die Digitalisierung


Unternehmen und Organisationen sind jeden Tag mit Optimierung beschäftigt. Ob Handwerksbetrieb oder Industrieunternehmen, es werden Personalkosten analysiert, der Fuhrpark reduziert, Fertigungsprozesse optimiert. Doch dann kommt die Post und alle guten Vorsätze sind vergessen. Es wird gelocht, geheftet und abgelegt. Dabei werden die physischen Archive immer voller und nach 10 Jahren beginnt endlich das große Entsorgen. Genau hier liegt jedoch das größte Potenzial für eine Optimierung. Die Lösung ist ein digitales Dokumentenmanagement System, kurz DMS genannt. Jedoch muss auch ein digital gestütztes Dokumenten Management sorgfältig geplant werden.

Rechtssicher

Rechtskonforme digitale Archivierung

Workflow

Höhere Produktivität durch Automatisierung

Intelligente Suche

Finden Sie Informationen in Sekundenschnelle

Skalierbar

Das DMS passt sich den wachsenden Anforderungen an

Technische Voraussetzung für ein digitales Dokumentenmanagement

  • leistungsstarker Server mit aktuellem Serverbetriebssystem
  • separate Festplatte für das Dokumentenmanagement-System
  • Dokumenten Scanner für die Digitalisierung der Dokumente
  • Netzwerk per Kabel oder WLAN
  • Arbeitsplatzrechner mit aktuellem Betriebssystem

Was ist überhaupt ein Dokumentenmanagementsystem ?

Abgebildet wird hier der Laufweg und Aufbewahrungsprozess von Dokumenten, die in einem Unternehmen von Bedeutung sind. Dies sind der interne und externe Schriftverkehr per Post und E-Mail. Es wird also ein großer digitaler Aktenschrank abgebildet mit festgelegten Zugangsberechtigungen. Damit ist eine Datenmanipulation innerhalb des Dokumenten Managements ausgeschlossen.

6 wichtige Funktionen des Dokumenentenmanagementsystems

Die digitale intelligente Ablage durch das Dokumentenmanagementsystem

Über einen Netzwerk- oder Arbeitsplatzscanner werden die gewünschten Dokumente digital eingelesen und E-Mails importiert. Im nächsten Schritt erfolgt die Digitalisierung, Verarbeitung und Erfassung der einzelnen Dokumente. Hier findet die Klassifizierung der einzelnen Dokumente durch die Dokumentenmanagement Software statt. Alle relevanten Daten werden nun extrahiert. Neben der Unterstützung durch künstliche Intelligenz stehen manuelle und nützliche Bearbeitungswerkzeuge dem Anwender zur Verfügung.Im letzten Schritt erfolgt die Speicherablage der nunmehr digital vorliegenden Dokumente für die Weiterverarbeitung oder die Ablage in das digitale Archiv.

Schnelle Suche im gesamten DMS

Ein digitales Dokumentenmanagement muss natürlich jederzeit schnell seine digitale Datenstruktur durchsuchen können. Denn bei einer intensiven Nutzung des DMS werden viele digitale Dokumente gespeichert und archiviert. Da die Dokumentenmanagement Software alle Daten an einem Ort zusammenführt, stehen die gewünschten Suchergebnisse sofort zur Verfügung. Weiterhin kann in den Suchindex auch Daten von Microsoft SharePoint, Exchange und unternehmenseigenen Webseiten mit aufgenommen werden.

Übergreifende Collaboration im Dokumentenmanagement-System

Das Dokumenten Management erlaubt die reibungslose digitale Zusammenarbeit von Teams und einzelnen Mitarbeiter. Somit sind alle beteiligten Mitarbeiter auf dem gleichen Informationsstand. Für die gemeinsame Bearbeitung können digitale Dokumente direkt aus dem Dokumentenmanagement aufgerufen werden. Die integrierte Versionierung sorgt dabei für die Bearbeitung der aktuellen Version eines Dokuments. Das Dokumentenmanagementsystem verfügt über eine Abo-Funktion. So erfährt der Anwender sofort, wenn eine neue Dokumenten-Version vorliegt.

Digitale Akten im Dokumentenmanagement-System

Im Dokumentenmanagement werden, wie in einem Aktenschrank, Akten angelegt und Dokumente werden digital dort abgelegt. Die Digitalisierung der Dokumente erfolgt über einen Scanner und werden vollautomatisch ausgelesen und in eine Akte verschoben. Bei eingehenden E-Mails und digital erstellten Dokumenten, wie zum Beispiele eine Excelliste, erfolgt die Zuordnung in die jeweilige Akte direkt. Somit liegen alle Informationen griffbereit und zentral für alle Mitarbeiter vor. Durch die integrierte Berechtigungsverwaltung ist eine digitale Akte sicherer als ein Aktenschrank. Werden etwa Informationen zu einem Angebot gesucht, ist kein zeitaufwendiges Blättern mehr notwendig. Der Suchbegriff wird in der Dokumentenmanagement Software eingegeben und das Suchergebnis steht sofort zur Verfügung.

Gesetzeskonforme Archivierung

Der steuerlich und juristisch relevante Schriftverkehr unterliegt den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Vorgaben. Ein digitales Dokumentenmanagement berücksichtigt selbstverständlich diese Vorgaben, hier insbesondere die GoBD. Neben den Aufbewahrungsfristen muss vor allem sichergestellt sein, dass Dokumente nach ihrer Digitalisierung nicht mehr verändert werden können. Andere Dokumente wiederum dürfen zwar digital erfasst werden, müssen aber weiterhin in Papierform vorliegen. Dies betrifft meistens juristische Dokumente oder notarielle Beurkundungen. Da sich die Gesetzgebung jedoch permanent ändert, wird der Anwender hierüber rechtzeitig informiert und die Dokumentenmanagement-Software entsprechend aktualisiert.

Digitale Geschäftsprozesse im Dokumentenmanagementsystem

Ob Industrie- oder Handwerksbetrieb, tagtäglich laufen Unternehmensprozesse ab mit immer wiederkehrenden Routineaufgaben in Verwaltung und Produktion. Eine digitale Lösung ist die Automatisierung von Unternehmensprozessen, um Personalressourcen freizusetzen. Statt den internen und externen Schriftverkehr zu lochen, abzuheften und zu archivieren, reduziert ein gutes Dokumenten Management Personalkosten und Leerlaufzeiten. Statt mühsam das Angebot aus dem letzten Monat zu suchen, steht über den Suchindex der Dokumentenmanagement-Software dem Anwender ein mächtiges Tool zur Verfügung. Damit werden Arbeitsabläufe verbessert, die Zusammenarbeit wird gefördert, Durchlaufzeiten reduziert. Gleichzeitig verringern sich die Fehlerquellen.

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Digitales Dokumentenmanagement: Betrachtung der Kosten

Rechnungen werden digital versendet, Angebote ebenfalls und Anfragen kommen über Smartphone, Telefon und E-Mail. Durch die vom Gesetzgeber vorgegebenen Aufbewahrungsfristen, findet jedes Jahr eine manuelle Archivierung statt, die ab diesem Zeitpunkt bis zu zehn Jahren vorgehalten werden muss. Sei es für die große oder kleine Betriebsprüfung seitens des Finanzamtes oder der Sozialversicherung. So sind Unternehmen gezwungen, ein physisches Archiv vorzuhalten und die hier gelagerten Akten sicher und lesbar abzulegen. Diese Archivierung ist nicht nur zeitaufwendig, es werden auch Kapitalressourcen gebunden, die dem Unternehmen nicht mehr zur Verfügung stehen. Die Einführung eines Dokumentenmanagement und die damit verbundenen laufenden Wartungskosten betragen jedoch nur einen Bruchteil der manuellen jährlichen Archivierungskosten. Ein Dokumentenmanagementsystem jedoch nur als Archivierung zu betrachten wäre ein Denkfehler.

Eine Dokumentenmanagement Software unterstützt unternehmensweit alle Geschäftsprozesse, von der Warenwirtschaft bis hin zur Produktionsplanung.

Wiederkehrende Aufgaben mit Workflows abdecken


Zusätzlich zu dem eigentlichen Archiv können Sie sich aktiv bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente helfen lassen. Durch Workflows haben Sie eine fast unerschöpfliche Quelle an Möglichkeiten, was mit den Dokumenten geschehen kann. Eingangsrechnungen können bestimmte Prüf-Zyklen durchlaufen, indem die Einkaufsabteilung ein Rechnungsdokument gegenprüfen und bestätigen muss, bevor dieses in Ihrer Buchhaltung zur Zahlung freigegeben wird. Lassen Sie sich an Fristen für Vertragskündigungen erinnern, damit nicht benötigte Verträge keine überflüssigen Kosten verursachen. Die Möglichkeiten der Workflows, aufgebaut auf einem DMS, sind beinahe unbegrenzt.